О нас говорят: « Спустя 7 лет плодотворного сотрудничества, команда «Хомнет Лизинг» вновь подтвердила свой профессиональный уровень — два масштабных проекта были выполнены в кратчайшие сроки и практически не нарушили повседневной работы компании. Новая версия система осталась полностью типовой, что позволяет быстро устанавливать обновления и планомерно наращивать функционал за счет установки новых модулей. »
Татьяна Гончарова Генеральный директор Ивеко Капитал Руссия, 2012

Автоматизация филиальной сети

12.06.2009

Дмитрий Курдомонов, управляющий директор Объединенной компании «Хомнет Лизинг» и «ИНЭРА Консалтинг»

Эффективная реализация региональной экспансии лизинговой компании невозможна без использования автоматизированной системы управления. Информационная система предоставляет возможность оперативного контроля деятельности удаленных офисов, гарантирует распространение и соблюдение во всех филиалах единой технологии работы, содержит базу знаний компании, доступную всем сотрудникам, и является инструментом быстрого ввода персонала представительств в курс дела

Данная статья основана на опыте экспертов компании «Хомнет Лизинг», реализовавших несколько проектов автоматизации лизинговых филиальных сетей, в том числе в Лизинговой компании «УРАЛСИБ», «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ», «РЕСО-Лизинг», «Югорской лизинговой компании», а также на опыте других участников лизингового рынка, которые сталкивались с этой задачей, и содержит ответы на конкретные вопросы:

  • как построить филиальную сеть лизинговой компании;
  • как создать автоматизированную систему управления филиалами;
  • на что следует обратить внимание для успешного завершения проекта автоматизации региональных представительств.

Модель построения филиальной сети лизинговой компании

Прежде чем перейти к вопросу о создании автоматизированной системы управления филиалами лизинговой компании, рассмотрим обобщенную модель построения сети региональных подразделений (рис.1.). Похожую структуру имеют сети ЛК «УРАЛСИБ» и Europlan.

 image_1.gif

Рис.1. Модель построения филиальной сети лизинговой компании.

Центральный офис – управляющая компания, высшее звено филиальной сети. Функции:

  • разработка стратегии развития и управление бизнесом сети;
  • разработка технологии работы для всей сети;
  • разработка лизинговых продуктов;
  • привлечение финансирования;
  • утверждение особо крупных сделок;
  • контроль и координация деятельности региональных центров;
  • формирование консолидированной регламентированной и управленческой отчетности;
  • формирование сводной отчетности о деятельности сети перед акционерами.

Региональный центр – управляющая компания участка филиальной сети, бэк-офис для всех удаленных офисов региона, посредник между точками продаж и головной организацией. Как правило, находится на отдельном балансе или является отдельным юридическим лицом. Подчиняется центральному офису. Функции:

  • управление, контроль деятельности подчиненных точек продаж и соблюдения единой технологии работы;
  • утверждение и финансирование сделок, заключенных точками продаж, управление рисками;
  • управление портфелем, контроль за исполнением обязательств клиентами;
  • ведение бухгалтерского и налогового учета деятельности подчиненных точек продаж, формирование регламентированной отчетности;
  • управление финансами;
  • учет по МСФО;
  • формирование отчетности перед центральным офисом о деятельности подчиненного участка сети.

Точка продаж – низшее звено филиальной сети. Отвечает непосредственно за взаимодействие с клиентами и подчиняется одному из региональных центров. Функции:

  • привлечение клиентов;
  • работа с клиентами (звонки, встречи, согласование условий сделок);
  • подготовка и заключение контрактов (расчет сделок, коммерческие предложения, сбор документов);
  • реализация сделок (контроль передачи имущества);
  • сопровождение контрактов (платежная дисциплина, реструктуризация, страхование, допродажи).

Стоит отметить, что звено региональных центров присутствует только в том случае, если речь идет о крупной филиальной сети. Если же удаленных офисов немного, то точки продаж подчиняются непосредственно центральному офису (рис.2). По такой упрощенной модели построены региональные сети лизинговых компаний «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ», «СОЛЛЕРС-ФИНАНС», «РЕСО-Лизинг», «ГЛАВЛИЗИНГ», «Югорской лизинговой компании» и других.

 image_2.gif

Рис.2. Упрощенная модель построения филиальной сети лизинговой компании.

Принципы работы лизинговой филиальной сети, построенной по такой модели:

  • единая технология работы по всей сети;
  • управление рисками благодаря распределению полномочий по одобрению сделок: решение о заключении типовой сделки принимается непосредственно в точке продаж; для заключения сделки, имеющей отклонения от стандарта, требуется утверждение регионального центра; нетиповые или крупные сделки невозможно заключить без утверждения центральным офисом;
  • минимизация расходов на организацию бэк-офиса за счет создания в региональном центре единого бэк-офиса для всех удаленных точек продаж региона.

Модель создания системы управления филиалами

В соответствии с моделью построения региональной сети лизинговой компании основными элементами автоматизированной системы управления филиалами являются центральная база данных всей компании и базы данных региональных центров и точек продаж (рис. 3).

 image_3.gif

Рис.3. Модель информационной системы управления филиальной сетью.

Рассмотрим каждый из элементов информационной системы подробнее, начиная с самого нижнего уровня – точки продаж.

База данных точки продаж

Функциональность информационной системы точки продаж ограничена в соответствии с задачами, которые выполняют сотрудники «на местах». Система, установленная в точке продаж, обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов:

  • CRM (взаимодействие с клиентами): контакты, обращения, предварительный расчет сделки, анализ активности менеджеров;
  • фронт-офиса: заявка на лизинг, расчет сделки, предварительный анализ клиента (скоринг), подготовка к кредитному комитету, оформление сделки и учет сопутствующих договоров;
  • заключения и реализации сделок;
  • составления отчетности по сделке: платежная дисциплина, страхование, учет залогов;
  • согласования и утверждения сделок в региональном центре и/или центральном офисе (электронный кредитный комитет).

База данных регионального центра

База данных регионального центра содержит информацию обо всех подчиненных ей точках продаж. Функциональность информационной системы регионального центра включает в себя все блоки, необходимые для автоматизации лизинговой деятельности, кроме блока, отвечающего за создание консолидированной отчетности. Система, установленная в региональном центре, обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов:

  • CRM и фронт-офиса (в объеме точки продаж);
  • согласования и утверждения сделок в центральном офисе (электронный кредитный комитет);
  • контроля прохождения бизнес-процессов в точках продаж;
  • ведения управленческого учета;
  • ведения бухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности;
  • ведения учета по МСФО;
  • управления финансами: план-факт денежных потоков по сделкам, моделирование портфеля, казначейство;
  • бюджетирования (включая процедуру согласования с центральным офисом);
  • формирования отчетности для центрального офиса.

База данных центрального офиса

База данных центрального офиса содержит информацию обо всех операциях региональных центров и точек продаж. Информационная система включает максимально полный функционал и обеспечивает комплексную автоматизацию лизингового бизнеса.

Особенности автоматизированной системы управления филиалами

  • Единые принципы работы:

• во всей системе используются одинаковые бизнес-процессы с незначительными вариациями, связанными с особенностями регионов;

• во всей системе используются общие классификаторы и методики расчета.

• весь документооборот проводится через систему, включая хранение скан-копий первичных документов;

• утверждение сделок производится в электронном виде через информационную систему.

  • Обмен данными:

• возможность работы всех баз данных в автономном режиме:

o устойчивое функционирование баз данных в случае кратковременной потери связи или невозможности организации устойчивых каналов связи между элементами системы;

o невысокие требования к каналам связи между точками продаж и региональными центрами;

• обмен данными (или, как его еще называют, миграция данных) обеспечивается автоматическими механизмами.

o частота миграции данных:

o один раз в сутки между центральным офисом и региональным центром;

o несколько раз в сутки между региональным центром и точкой продаж;

o принудительная миграция данных по запросу (для срочного согласования сделок);

o миграция может осуществляться во всех направлениях:

o горизонтальная миграция данных – например, для обмена клиентами или поставщиками;

o вертикальная миграция данных – например, для распространения по сети общих классификаторов или для согласования сделки с центральным офисом.

  • Интеграция с внешними системами (на уровне базы данных регионального центра):

• с системой «клиент-банк»;

• с прочими системами (корпоративными хранилищами данных, электронной почтой и т.д.).

  • Организация web -доступа:

• подключение к системе менеджеров, работающих вне офиса точки продаж или находящихся в командировке, и партнеров лизинговой компании (поставщиков, агентов, страховщиков и т.д.);

• использование одной или нескольких отдельных баз данных, связанных с основной базой механизмами УРИБ (управления распределенными информационными базами), для обеспечения информационной безопасности.

Внедрение: как получить работающую систему

Успех проекта автоматизации зависит от многих факторов, таких как опыт и профессионализм консультантов и специалистов по внедрению, курирование проекта со стороны руководства лизинговой компании, готовность команды заказчика участвовать в проекте внедрения, соответствие выбранной информационной системы потребностям лизингодателя, возможности платформы, на которой разработана система, и т.д. По каждому из этих вопросов можно написать отдельную большую статью, поэтому здесь провести глубокий анализ всех параметров не представляется возможным.

Остановимся подробнее лишь на одном из факторов, играющем отнюдь не последнюю роль в успешной реализации проекта внедрения системы управления филиалами, а именно – на правильной расстановке приоритетов автоматизации.

Основные участки автоматизации лизинговой компании (с точки зрения построения бизнес-процессов):

  • бухгалтерия и бэк-офис (управление лизинговым, кредитным, страховым портфелями; платежная дисциплина);
  • CRM и фронт-офис (от первого контакта с клиентом и подписания договора лизинга до передачи имущества в лизинг);
  • управление финансами, планирование, бюджетирование, учет по МСФО.

Итак, каким образом нужно выстроить проект автоматизации, чтобы он завершился успешно?

Необходимо (!) перед началом каждого проекта автоматизации проводится аудит используемых в компании информационных систем и обследование бизнес-процессов, по итогам которого составляется и утверждается техническое задание, а также формируются и утверждаются план/график и бюджет проекта.

Этап первый: автоматизация бэк-офиса и бухгалтерии

Постановка учета, организация работы бэк-офиса и бухгалтерии – наиболее приоритетные задачи для любого лизингодателя. Именно с внедрения соответствующих блоков информационной системы и следует начинать проект автоматизации. Это связано с тем, что:

  • фактический учет является фундаментом информационной системы;
  • бэк-офис должен быть готов к обработке тех сделок, которые будут заключать удаленные офисы: если организация работы бэк-офиса «хромает», то рано или поздно он станет тем самым «узким» местом, которое будет сдерживать развитие филиальной сети.

Этап второй: автоматизация CRM и фронт-офиса

Для лизингодателя, развивающего филиальную сеть, важно сделать лизинговую услугу максимально доступной. И открытие региональных представительств – это только полдела. Необходимо обеспечить эффективную работу менеджеров по работе с клиентами в точках продаж, оперативность подготовки сделок к рассмотрению кредитным комитетом, согласования и утверждения сделок. Именно поэтому следующим шагом автоматизации является внедрение блоков CRM и фронт-офиса.

Следующие этапы: автоматизация управления финансами, учета по МСФО и т.д.

Внедрение дополнительных блоков информационной системы, таких как управление финансами, планирование, бюджетирование, учет по МСФО, обычно выходит за рамки основного проекта и относится к развитию системы. Какой из этих модулей внедрять в первую очередь, а какой вообще может не понадобиться, зависит от бизнес-потребностей каждого конкретного лизингодателя и выясняется в ходе обследования.

Принцип автоматизации: итерационная технология

Итерационная (т.е. поэтапная) технология внедрения должна использоваться на всех этапах автоматизации. Ее принцип применительно к проектам внедрения информационной системы для управления филиалами прост: сначала проводится пилотное внедрение на одной из удаленных точек региональной сети (одного регионального центра и/или одной точки продаж), а потом система распространяется на остальные офисы по уже апробированной методике. Такой подход позволяет минимизировать риски автоматизации и сокращение сроков внедрения системы.

Когда проект завершен

После успешного завершения проекта корректное функционирование информационной системы обеспечивается за счет поддержки и своевременной установки обновлений.

Что же касается автоматизации вновь открывающихся филиалов, то благодаря уже отработанной технологии процесс внедрения информационной системы в каждом из удаленных офисов занимает не более двух недель.

Как это работает: опыт лизинговой компании

Рассмотрим подход к организации и автоматизации филиальной сети лизинговой компании на примере «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ».

О компании

ЗАО «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ» – универсальная лизинговая компания, являющаяся стратегическим партнером ООО КБ «МОСКОММЕРЦБАНК». Была основана в 2006 году. Согласно данным рейтингового агентства «Эксперт РА», входит в TOP -100 российских лизингодателей. По состоянию на 01 января 2009 года, лизинговый портфель «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ» оценивался в 1952,8 млн рублей. Филиалы компании расположены в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Краснодаре. В «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ» используется комплексная информационная система «Хомнет Лизинг 8» на платформе «1С:Предприятие 8», которая обеспечивает управления бэк-офисом, фронт-офисом и филиалами, а также формирование отчетности по МСФО.

Автоматизация «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ»: стратегия и этапы проекта

Бизнес-стратегия

Применение высоких технологий для развития бизнеса компании являлось частью долгосрочной стратегии, предполагавшей активное наращивание клиентской базы и открытие сети региональных представительств.

Подход к построению филиальной сети

Структура сети региональных подразделений компании построена по упрощенной модели: филиалы являются точками продаж, то есть выполняют только функции взаимодействия с клиентами, и подчиняются центральному офису в Москве.

Этапы проекта автоматизации:

  • март 2006 года – старт проекта внедрения комплексной информационной системы в центральном офисе «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ» в Москве;
  • апрель 2006 года – выход компании на рынок, открытие центрального офиса;
  • осень 2006 года – открытие первой точки продажи и внедрение в ней информационной системы в части автоматизации бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов (фронт-офис и CRM );
  • 2007 год – открытие и автоматизация остальных 4-х филиалов. Технология автоматизации отработана настолько, что запуск информационной системы в филиале занимает около недели.

Особенности системы управления филиалами «МОСКОММЕРЦ-ЛИЗИНГ»:

  • единая инфраструктура хранения данных;
  • механизм обмена данными между Москвой и регионами позволяет филиалам оперативно проводить согласование и утверждение документов по сделкам в центральном офисе, а центральному офису – в режиме, близком к «он-лайн», получать информацию о состоянии дел в филиалах и осуществлять контроль их деятельности;
  • единая технология работы компании по всей сети;
  • «база знаний», заложенная в систему, позволяет быстро обучать менеджеров региональных подразделений.

В заключение отметим, что в современных условиях информационная система, фактически, является гарантом результативного функционирования региональных подразделений лизинговой компании. Филиальная сеть – это своеобразный конвейер по продаже лизинговых услуг, и применение высоких технологий обеспечивает его бесперебойную работу.


Назад к списку публикаций
Copyright (c) 2005-2019, «Хомнет Лизинг» — автоматизация лизинговой деятельности, телефон: +7 495 781-77-78